Российские работодатели, особенно в крупных компаниях, все чаще перенимают европейские системы и методики общения с соискателями. Сопроводительное письмо – одно из таких нововведений, которое как минимум докажет серьезность ваших намерений и умение следовать корпоративному этикету, как максимум – при грамотном составлении - позволит глубже заинтересовать менеджера по персоналу вашей кандидатурой. 




В Штатах и Европе сопроводительное письмо – важнейшая и неотъемлемая часть «программы» поиска работы. Вы можете написать лучшее резюме на свете и быть высококвалифицированным специалистом, но если ваше сопроводительное письмо составлено безграмотно, банально или дурно, считайте, что шанс добиться собеседования на должность вы, скорее всего, выбросили на ветер. Сопроводительное письмо – ваша первая и иногда ваша единственная возможность захватить внимание нанимателя и дать ему знать, что ваше резюме стоит изучения. Т. к. существует целый ряд различных методов написания сопроводительного письма, - к примеру, в зависимости от работодателя и метода передачи письма, - вот несколько способов для вас выделиться из толпы: с рядом примеров, из которых вы сможете понадергать фраз-шаблонов на свой вкус.

Прежде чем садиться за написание письма 

Проведите исследование по компании, в которую вы собираетесь наниматься. Это не только поможет вам написать релевантное сопроводительное письмо, но так же будет крайне полезно в том случае, если вы попадете на интервью. Вопросы, на которые вам нужно попытаться найти ответы в своем исследовании, включают:
- Какова задача нанимателя? Что они позиционируют как ключевой момент, выделяющий данную фирму из толпы ее конкурентов?
- Какая клиентская база имеется у вашего потенциального нанимателя? Какова целевая аудитория компании?
- Какова история компании? Кто ее основал? Кто развивал бизнес?

Задаем формат письма 

Шрифт Arial или Times New Roman, размер – 12, придерживайтесь одного из данных шрифтов на протяжении всего письма; поля установите по 2,54 см и используйте одиночный межстрочный интервал. Удостоверьтесь, что цвет шрифта четко черный, и, если вы распечатываете ваше письмо, проверьте, что используете бумагу стандартного размера 210х297 мм (А4).

Напечатайте шапку. Она должна включать ваше полное имя, адрес (город указывайте только в том случае, если компания располагается в другом городе), номер телефона и e-mail адрес. Некоторые моменты, которыми нужно руководствоваться, оформляя шапку:
- Имя необходимо напечатать жирным шрифтом, размер 14 или 16;
- Адрес и прочую контактную информацию печатайте шрифтом нормального размера – 12;
- Шрифт шапки не должен быть обязательно Arial или Times New Roman, как в остальном письме, но он обязан смотреться профессионально и быть легко читаемым. Самое главное, не забудьте включить самую свежую информацию, чтобы наниматель мог с легкостью связаться с вами (двух телефонных номеров и факса более чем достаточно – больше не нужно, а меньше можно);
- Возможно, вы захотите вставить один пропуск строки под шапку, чтобы создать видимый акцент и отделить шапку от остального письма.




Вышеуказанные блоки можно расположить вверху по-разному, например: в центре листа, всю информацию подряд, по строкам; имя и адрес слева, телефон и электронный адрес справа; имя и адрес посередине, телефон слева, e-mail адрес справа, и т. д. Но телефон и e-mail лучше как-то выделить, поместив отдельно, чтобы работодатель их не искал.

Напишите внутренний адрес. Внутренний адрес включает в себя имя адресата и сам адрес, по одному его обобщенному элементу (Полное имя, ниже Название компании, ниже Улица+номер дома+корпус/строение, ниже название отдела+номер офиса) на каждой строке, а так же дату. Не важно, где вы поставите дату – в начале или в конце, или как много пустых строк оставите межу датой и адресом – до тех пор, пока формат письма будет выдержан в профессиональном стиле. 




Напишите ваше сопроводительное письмо



Составьте основную часть письма. Она не должна содержать более трех кратких параграфов. На что следует ориентироваться:

- В первом параграфе расскажите работодателю, почему вы пишете ему – в 2-3 предложениях. Укажите позицию на фирме, на которую вы претендуете, или ту, которую бы вам хотелось занять, если она станет доступной. Избегайте употребления стандартных открывающих письмо фраз, вроде «Я бы хотел заявить свою кандидатуру на должность _________ о которой мне сообщил/о которой я узнал из/объявленной в ________». Важно указать, как вы узнали об освободившейся должности, за исключением случаев, когда вы получаете место по двустороннему договору или через программу рекрутинга. Если вы составляете письмо о намерениях (еще известное, как письменный запрос или изыскание на должность), в котором вы спрашиваете о наличии доступной для вас позиции, уточните, почему вы заинтересованы работать именно на данного нанимателя.

- В следующем параграфе очертите вашу квалификацию и поставьте ее в параллель с тем, что требуется от работников на интересующей вас позиции. Если вы печатаете изыскательное письмо насчет наличия рабочего места, расскажите работодателю, что вы сможете привнести в процесс достижения главной цели данной фирмы, а не о том, чего вы хотите достичь на данной должности. Используйте информацию, полученную во время вашего исследования истории фирмы и ее подноготной – здесь это будет очень полезно.

- В последний параграф включите позитивное утверждение или вопрос, который мотивирует нанимателя захотеть связаться с вами. Составьте этот параграф из 2-4 предложений. Перенаправьте работодателя на ваше более подробное и закрытое резюме (упомяните о нем) и уточните, что вы доступны для собеседования. Закончите благодарностью в адрес нанимателя за их время и за рассмотрение вашего письма, и укажите, что всегда будете рады услышать ответный звонок от них, чтобы продолжить переговоры.

Завершите письмо подходящей стандартной фразой: «С уважением,» (предпочтительно), «С наилучшими пожеланиями,» или «Искренне ваш,».

Наметьте после завершающей фразы линию для подписи от руки – лучше просто сделайте пару пропусков строк. Опять перейдите на новую строку и напечатайте свое полное имя.



Включите в сопроводительное письмо дополнительную информацию
Упомяните о приложениях. Что бы вы ни прикрепляли/не вкладывали в письмо, вроде резюме или портфолио, необходимо отметить, что письмо содержит приложения: слово «Приложение:» или «Приложения:» в нижней части письма, обычно слева, и список.


Просмотрите ваше сопроводительное письмо 

Проверка орфографии и пунктуации, и вычитывание текста. Если в вашем редакторе имеется автоматическая система проверки, воспользуйтесь ею. Но этого не достаточно – прочитайте письмо внимательно еще пару раз, чтобы исключить использование не тех времен, падежей, похожих по написанию слов, и проч. – всего, что наверняка пропустит автоматическая система. 

Затем прочтите письмо вслух, чтобы проверить его звучание, построение предложений и фраз, связность, выразительность, понятность и четкость, и проч. Далее отдайте письмо объективным и незаинтересованным людям на вычитку, другими словами обратитесь к друзьям, как минимум двум, чтобы узнать, как текст воспринимается сторонним человеком. Попросите их высказывать мнения без ограничений – это для вашей же пользы. Еще один хороший способ – отложить письмо на 4-5 дней, а затем, на свежую голову и, подзабыв текст, заново окинуть его объективным взглядом, как в первый раз.



Вот что стоит искать в тексте:

- Три, пять, десять раз убедитесь, что используете термины правильно, грамотно, и не допустили ни единой ошибки в написании слов;

- Владейте своими достижениями. Держитесь подальше от таких фраз, как «этот опыт дал мне возможность…», «благодаря этой должности я смог…» или еще хуже «с этими целями МЫ смогли справиться», «…был(и) хорошо ими оценены». Вы не хотите, чтобы письмо звучало так, будто все, что произошло с вами раньше и что было сделано, - это заслуга третьих лиц или обстоятельств. Сделайте себя главным предметом каждого предложения, например: «В данной должности я развил/укрепил/научился/достиг, и т. д.». Тем не менее, это не значит, что каждое предложение должно начинаться с «Я» или делать акцент на «Я», изменяйте синтаксис и структуру соответствующим образом.

- Избавьтесь от любого вида обещаний/«контрактов» (например, «я сделаю», «я преобразую», и т. д.), чтобы образовать более профессиональный тон письма. Настоящий профессионал никогда ничего не обещает, но все и так знают, что он приложит максимальные усилия и свою высокую квалификацию.

- Избегайте неформального (разговорного) стиля. Вы должны звучать профессионально и как образованный интеллигентный человек. Никакого сленга, сокращений, «Олбанского», жаргона.

- Тщательно проверьте пунктуацию.


Какие вопросы стоит задать себе при составлении сопроводительного письма?

Найдите ответы на следующие важные вопросы, прежде чем начать писать:
1. Каково полное название компании, на должность в которой вы претендуете?
2. Как звучит полное имя человека, которому вы адресуете письмо?
3. Каков точный адрес (включая подразделение и номер комнаты) получателя письма?
4. Как грамотно звучит полное название должности, на которую вы претендуете и есть ли у нее свой кодовый номер, который стоит включить в письмо?
5. Каков тип и уровень должности, на которую вы претендуете: начальный уровень (младший сотрудник), менеджер, или высший уровень (руководитель высшего звена).
6. Какими навыками вы владеете, но не используете в полную силу на вашей текущей должности? Будет ли от идеального кандидата на новую должность требоваться использование данных навыков в большей степени? Какие возможности вы упускаете на текущей должности? Ответьте для себя на эти вопросы, это поможет вам объяснить, почему вы заинтересованы занять конкретную должность, например: вам нужна «возможность продвижения по службе» или «возможность научиться чему-то новому».
7. Какова ваша текущая позиция – в отношении работы или образования? Этот вопрос может показаться банальным, но умение дать четкое название и определить вашу текущую позицию имеет огромную ценность. К примеру, вы можете быть «аспирантом кафедры программирования и статистики в университете _______» или «специалистом по связям с общественностью в области печатного оборудования».
8. Каково общее-основное описание ваших достижений/опыта в той области, на должность в которой вы претендуете? К примеру, за вашими плечами может быть: «пятнадцатилетний опыт безупречной/образцовой работы в области клиентского сервиса», «выдающийся опыт в области научных исследований и открытий», «безукоризненная история и надежная репутация в автомобильной индустрии».
9. Какие ценные качества и умения вы можете предложить компании? Перечислите несколько основных и наиболее релевантных из них в своем сопроводительном письме, например: «обширный опыт работы с начинающими Интернет-компаниями», «доказанное умение успешно решать проблемы» «отшлифованный навык руководства командой специалистов».
10. Чем вы поможете в достижении конечной цели компании, если вам предоставят желаемую должность? «Повысите нижнюю планку», «добьетесь цели обеспечивать только лучшее обслуживание в клиентском сервисе», «расширите их клиентскую базу и повысите доход» (этот вариант необходимо вставлять в письмо очень аккуратно, чтобы не оскорбить управленцев компании). 


Дополнения:

- Хорошее сопроводительное письмо не должно звучать, как краткий пересказ вашего резюме. В него необходимо надергать самые яркие моменты - а скорее выводы из них – из резюме, которые по идее должен сделать работодатель, прочитав оное, и элегантно их связать с описанием/требованиями должности, на которую вы претендуете. Подумайте, как построить мост между вашим резюме и желаемой позицией на фирме;

- Придайте вашему письму привлекательный вид, скоординируйте письмо с резюме. Профессиональный и сплоченный резюме-набор – это крайне привлекательный в отношении содержания и привлекательно оформленный комплекс услуг на продажу. Если вы используете бумагу (а не отсылаете по электронной почте), выбирайте ту же высококачественную бумагу для сопроводительного письма, что и для резюме;

- В то же время и не переборщите со стилистическими элементами. Бизнес тиль – это сдержанный стиль, он может быть дорогим, но в идеале он абсолютно сдержан, когда качество и дороговизна почти не заметны на первый взгляд. Выбор в пользу однотипного шрифта никогда не будет неверным (особенно, если вы из творческой индустрии и претендуете на должность, требующую резюме). Выбирайте шрифт простой, но элегантный. Избегайте необычных декоративных шрифтов, если только вы не претендуете на работу, при которой необычность и причудливость – лучшее качество, чем деловой стиль, !И! люди, занимающиеся подбором персонала на короткой ноге с данного вида философией;

- Будьте кратки. Никогда не используйте два слова там, где можно обойтись и одним (избегайте многословности). Всегда исключайте слово «очень», и убирайте «то, что», «того, как», «что, чтобы» и проч. аналоги везде, где можно. 

Предупреждения:

- Это не ваша автобиография. Не выходите за рамки одной страницы. Письмо должно быть относительно ярким, но сдержанным, убедительным и кратким, чтобы его читали на одном дыхании, иначе работодатель просто может «пройтись по диагонали» или даже не дочитать текст.

- Избегайте употребления банальностей, пустого языка, а так же «болтовни». («Я принесу с собой в компанию всю глубину своего опыта», «Я верю, что моя квалификация и опыт подойдут под требования данной должности»). Будьте конкретны и точны насчет того, что вы можете дать компании в данной должности.

- Если вы чувствуете, что не сумеете составить этот шедевр мысли и стиля, лучше вообще не писать сопроводительное письмо, чем написать какое-то. Такие письма обладают не меньшей способностью надежно отвратить от вашей кандидатуры потенциального работодателя, чем грамотно написанные привлекать.

- Если вы проводите основательный поиск по возможным местам работы, иногда вы будете получать отказы. Если вам не отказывали, вы не достаточно тщательно/сознательно ищете работу. И если вы не научитесь рассматривать отказ как шанс улучшить свой подход к делу в целом, тогда найти хорошую работу вам будет очень сложно. 

Если вы владеете английским, примеры сопроводительных писем можно посмотреть на странице статьи-оригинала, в разделе «Sample Cover Letters». 

По материалам: